انقلاب دیجیتال نحوه عملکرد سازمان‌ها و جوامع را تغییر داده است. اگرچه مدارس یکی از آخرین سازمان‌هایی بودند که از ابزارهای دیجیتال برای عملیات روزانه استفاده کردند، اکنون هزاران نرم افزار آنلاین و آفلاین برای خودکارسازی فعالیت‌های عملیاتی مختلف یک مدرسه در دسترس هستند. برخی از ابزارها با خودکارسازی فعالیت‌های مربوط به حضور و غیاب روزانه در زمان برای معلمان صرفه جویی می‌کنند. برخی از ابزارهای دیگر به تقویت ارتباط والدین و معلم از طریق برنامه‌های تلفن همراه و پیامک کمک می‌کنند. چند ابزار به بودجه بندی و جمع آوری هزینه کمک می‌کند.
فراتر از این برنامه‌های جداگانه، مجموعه‌ای از نرم‌افزارها وجود دارد که شامل ماژول‌هایی برای تقریباً تمام فعالیت‌های عملیاتی یک مدرسه می‌شود و معمولاً به آنها «نرم‌افزار مدیریت مدرسه» یا « ERP مدرسه» می‌گویند.
در این مقاله بهترین اطلاعات ممکن را برای مبتدیان در مورد اصول نرم افزار مدیریت مدرسه و نحوه انتخاب یک ERP خوب برای مدرسه ارائه می‌دهیم. اما قبل از اینکه به آن بپریم، بیایید درک کنیم که چرا سیستم مدیریت مدرسه در موسسات مورد نیاز است.
سیستم مدیریت مدرسه چیست؟
سیستم مدیریت مدرسه یک پلت فرم مبتنی بر ابر است که به مدیریت کل عملیات مؤسسه از یک داشبورد کمک می‌کند. با استفاده از این پلت فرم، مدارس می‌توانند از عملیات دستی اجتناب کنند و از کارهای منسوخ شده از عملکرد روزانه خود صرف نظر کنند.
این به مؤسسات آموزشی اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های آکادمیک و اداری منظم مانند حضور و غیاب، پذیرش، پرداخت هزینه آنلاین، کلاس‌های آنلاین، مدیریت حمل‌ونقل را بدون دردسر مدیریت کنند.
بهترین بخش سیستم مدیریت مدرسه این است که به راحتی با برنامه‌های شخص ثالث ادغام می‌شود و می‌توان آن را مطابق با نیاز موسسه شخصی سازی کرد. بنابراین با استفاده از نرم‌افزار مناسب سیستم مدیریت مدرسه می‌توان حجم کار کارکنان را کاهش داد و بدون صرف زمان و تلاش زیاد، کارهای مختلف را به انجام رساند.
سیستم اطلاعات دانش آموز شامل تمام جزئیات یک دانش آموز و جمع آوری داده‌های پراکنده در ماژول‌های مربوط به فعالیت‌های دانش آموز مانند کتاب نمره، هزینه، فعالیت‌های فوق برنامه، ارتباط والدین و معلم و غیره است.
جایی که به عنوان مدرسه ERP سیستم یک پلتفرم است که با استفاده از آن مؤسسه می‌تواند عملیات روزانه آکادمیک و اداری را از یک پلت فرم واحد خودکار کند. دامنه بسیار گسترده‌ای دارد و از ویژگی‌های پیشرفته‌‌ای مانند مدیریت منابع انسانی، بودجه بندی، امنیت داده‌های انبوه و غیره مراقبت می‌کند.
تمام نرم‌افزارهای مدیریت مدرسه شامل ماژول‌های یک سیستم اطلاعات دانش‌‌اموز خوب خواهد بود. بنابراین ایده‌آل است که یک نرم افزار مدیریت مدرسه را برای مدرسه خود انتخاب کنید و با ماژول‌های اطلاعات دانش آموز شروع کنید. بعداً می‌توانید از ماژول‌های پیشرفته برای خودکارسازی بیشتر عملیات مدرسه استفاده کنید.
نقش نرم افزار اطلاعات مدیریت
قبل از تجزیه و تحلیل مزایای نرم افزار مدیریت مدرسه، ابتدا باید سعی کنیم مفاهیم و خاستگاه سیستم‌های اطلاعات مدیریت را درک کنیم. سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) پایگاه داده نرم افزاری است که برای تصمیم گیری و هماهنگی، کنترل، تجزیه و تحلیل و تجسم اطلاعات در یک سازمان استفاده می‌شود. در یک محیط شرکتی، هدف نهایی استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت، افزایش ارزش و سود کسب و کار است.
از آنجایی که یک مدرسه با شرکت متفاوت است، هدف سیستم اطلاعات مدیریت ممکن است سود نباشد، بلکه ارزش و تأثیر اجتماعی همراه با اهداف سود باشد. بنابراین یک نرم افزار مدیریت مدرسه در نهایت به شما در دستیابی به اهداف مدرسه کمک می‌کند. این را می‌توان با فروشنده بررسی کرد تا بفهمید چگونه نرم افزار گزارش‌ها و ابزارهای مختلفی را برای رسیدن به اهداف مدرسه شما ارائه می‌دهد.
چگونه یک نرم افزار ساده اما با طراحی خوب می‌تواند به عنوان یک شتاب‌دهنده در دستیابی به اهداف مدرسه شما عمل کند؟
همه مدارس صرف نظر از اندازه سازمان می‌توانند از نرم افزار بهره مند شوند. مدارسی با کمتر از ده دانش آموز و همچنین گروه‌های مدرسه‌‌ای تحت مدیریت دولت با میلیون‌ها دانش آموز وجود دارد. بر اساس حجم مدارس و تعداد کاربرانی که قرار است از نرم‌افزار استفاده کنند، باید استراتژی‌های مختلفی را برای پیاده سازی صحیح نرم افزار اعمال کنید. و فواید آن چندین برابر است
نرم افزار مدیریت مدرسه چه مزایایی برای کاربران مختلف دارد؟
نرم افزار مدیریت مدرسه نه تنها برای معلمان یا مدیریت مدرسه ارزش می‌افزاید بلکه به والدین و کارمندان غیر آموزشی مدرسه هم کمک می‌کند. بیایید به بررسی انواع مختلف کاربران در نرم افزار مدیریت مدرسه بپردازیم.
اکثر نرم افزارهای مدیریت مدرسه دارای ماژول‌هایی هستند که به همه این نوع کاربران و دسترسی به ورود به سیستم با شناسه کاربری و رمز عبور منحصر به فرد کمک می‌کند. استفاده ترکیبی از نرم‌افزار توسط این گروه‌های کاربری مختلف، داده‌های زیادی را ایجاد می‌کند که می‌توانند برای تصمیم‌گیری کارآمد توسط مقامات مدرسه به گزارش‌هایی تبدیل شوند.
حال بیایید ببینیم اولویت هر یک از این نوع کاربران در هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت مدرسه چیست:
معلم: زمان (کاهش زمان صرف شده برای فعالیت‌های غیر آموزشی و آموزشی )
مدیر مدرسه: نظارت شدید فعالیت‌های روزانه بدون خطا و تنگنا
رئيس سازمان: نظم و انضباط و اهداف آکادميک سازمان
مدیران میانی مدارس: گزارش‌های مختلف برای تصمیم گیری
دانش‌آموزان: یادگیری با کیفیت و به روز
والدین: نظارت بر فرزندان و ارتباط با معلمان
کارمندان غیر آموزشی: سرعت و دقت بیشتر در انجام امور
همه این اولویت‌ها را می‌توان با نرم افزار مدیریت مدرسه خوب برآورده کرد. در صورت اجرای کامل، آموزش صحیح باید به تمامی‌گروه‌های کاربری برای استفاده بهینه و عملکرد روان نرم افزار و مدرسه ارائه شود.
چگونه یک سیستم مدیریت مدرسه را برای مدرسه خود انتخاب کنیم؟
انتخاب یک سیستم مدیریت مدرسه خوب برای کمک به عملیات مدرسه می‌تواند کار دشواری به نظر برسد. اما نکات زیر برای ساده‌تر کردن این فرآیند برای شما مفید خواهد بود.
ابتدا، دریابید که مدرسه شما در حال حاضر چند دانش آموز دارد و در پنج سال آینده به چه تعداد خواهد رسید. این مهم است زیرا قیمت برخی از نرم افزارها به تعدادی از کاربران بستگی دارد. بنابراین با رشد مدرسه، هزینه‌ها نیز در سال‌های بعدی افزایش می‌یابد. همه نرم افزارها برای هر کاربر هزینه‌‌ای از شما دریافت نمی‌کنند. نرم‌افزاری مانند درس افزار مجوز نامحدودی برای کاربر فراهم می‌کند و وقتی مدرسه‌تان در آینده به طور تصاعدی رشد کند، خیالتان راحت خواهد بود.
مرحله مهم دیگر این است که نوع مدرسه را شناسایی کنید و اینکه آیا نرم افزار از روش‌های ارزش گذاری علمی‌مورد استفاده در مدرسه شما پشتیبانی می‌کند یا خیر. معمولاً یک نرم افزار مدیریت مدرسه خوب می‌تواند با چند تغییر پیکربندی در نرم افزار از مدرسه شما پشتیبانی کند.
همچنین، شناسایی ماژول‌هایی که در نرم افزار مدیریت مدرسه نیاز دارید مفید خواهد بود. اگر برای اولین بار در مدرسه خود از نرم افزار استفاده می‌کنید، ممکن است به همه ماژول‌های یک نرم افزار مدیریت مدرسه پیشرفته نیاز نداشته باشید. می‌توانید یک نظرسنجی در مدرسه خود اجرا کنید تا بفهمید که کجا معلمان و مدیران به نرم‌افزاری برای بهبود کارایی عملیاتی نیاز دارند.
اکثر تیم فروش نرم افزار مدیریت مدرسه با گوش دادن صبورانه و پاک کردن تمام سوالات شما در فرآیند خرید به شما کمک می‌کنند. آنها همچنین یک نسخه ی نمایشی رایگان به گروه‌های کاربری شما می‌دهند تا روند خرید را هموارتر کنند.
برای یک دمو رایگان و فرآیند خرید روان با تیم فروش « درس افزار » تماس بگیرید.
دیدگاه خود را به اشتراک بگذارید