آیا کسی هست که چک لیست را نشناسد یا اهمیت چک لیست را انکار کند؟
همه‌ی ما چک لیست را می‌شناسیم و انواع چک لیست را در محیط کار و زندگی شخصی خود مورد استفاده قرار می‌دهیم. اما مسئله این‌جاست که چک لیست را اتفاقاً همان جایی که بیشترین کاربرد را دارد، کنار می‌گذاریم و جدی نمی‌گیریم. چک لیست می‌تواند در مدیریت پروژه، در مدیریت زمان و بهبود نظم شخصی، در تولید محتوا و هر کار دیگری که جزئیات متعدد دارد، دستیار ارزشمند ما و تیم‌مان باشد.
چک لیست چیست؟
یکی از انواع ابزارهای سنجش مشاهده ای است که معلم با توجه به اهداف و انتظارهایی که در هر فعالیت آموزشی، مهارتی و نگرشی وجود دارد، با مواد یا سنجه های ساده، قابل فهم، روشن و مشخص، آنرا به صورت فهرستی فراهم می نماید. البته چک لیست را به نام های چک لیست، سیاهه ی رفتار، فهرست بررسی و فهرست بازبینی نیز می نامند.
ویژگی های یک چک لیست خوب چیست؟
اولا چک لیست باید نسبتا کوتاه باشد، دوم اینکه هر یک از موارد به طور کاملا روشن، موضوع مورد ارزشیابی را بیان نماید، سوم اینکه هر ماده باید تنها بر یک رفتار و یا ویژگی قابل مشاهده تاکید نماید، همچنین فقط رفتارها یا ویژگی های مهم باید در چک لیست منظور شود و نیز موارد چک لیست باید به گونه ای تنظیم شوند که کل فهرست را بتوان به سادگی مورد استفاده قرار داد.
چگونه یک چک لیست تولید می شود؟
برای تولید یک چک لیست خوب، رعایت سه نکته باید مورد توجه قرار گیرد.
اول اینکه معلم ابتدا باید سنجه های هر یک از انتظارات خود را در زمینه ی آموزشی یا سایر زمینه ها تهیه نماید به گونه ای که به تحقق این انتظارات بیانجامد؛ در مرحله بعد باید فعالیتها و شواهد تحقق انتظار آموزشی ملاک مورد نظر، به صورت عبارتها و جملات کوتاه ولی واضح و قابل مشاهده نوشته شود. و سوم اینکه چنانچه انتظار آموزشی به صورت فرایندی تعریف شده است باید ترتیب زمانی مواد و سنجه های چک لیست رعایت گردد.
چک لیست به عنوان ابزاری برای کنترل کیفیت
یک کارخانه‌ی خودروسازی، ممکن است با استفاده از چک لیست، مطمئن شود که همه‌ی آزمون‌ها و کنترل‌های لازم پس از تولید، بر روی خودروهایش انجام شده است.
یک تولیدکننده‌ی محتوا، پس از تنظیم کامل یک نوشته یا کلیپ، ممکن است قبل از نشر آن، با استفاده از یک چک لیست، مطمئن شود مشکل یا ضعفی در کارش وجود ندارد.
چرا از چک لیست استفاده می‌شود؟
استفاده از چک لیست نتایج متعددی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
استانداردسازی
با استفاده از چک لیست، مطمئن می‌شوید که هر فعالیتی، مستقل از اینکه توسط چه کسی انجام شود، به شکل یکسانی انجام خواهد شد.البته هم‌چنان ممکن است افراد مختلف، در اجرای بندهای مختلف چک لیست، تفاوت‌ها و حتی خطاهایی داشته باشند. اما به هر حال، چارچوب کلی فعالیت، یکسان خواهد بود. بنابراین وقتی افراد در یک مجموعه جابجا می‌شوند یا در شیفت‌های مختلف یک فعالیت یکسان را انجام می‌دهند، خروجی فعالیت‌شان یکنواخت‌تر خواهد بود. حتی اگر خود شما یک فعالیت را چند بار تکرار کنید، با استفاده از چک لیست مطمئن خواهید بود که خروجی شما همواره مشابه یا یکسان باقی خواهد ماند.
افزایش ایمنی
وقتی چند فعالیت مختلف باید انجام شوند و بی‌توجهی به یکی از آن‌ها هم می‌تواند حادثه‌ساز باشد، تنظیم چک لیست و به‌کارگیری آن، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را کاهش دهد.
افزایش کیفیت کارهای موردی و اضطراری
گاهی اوقات کیفیت کارهای تکراری به علت اینکه به عادت تبدیل می‌شوند و ذهن ما هنگام انجامشان، چندان هوشیار نیست، کاهش می‌یابد. اما کارهای غیرتکراری هم چالش دیگری دارند: ما آن‌قدر آن‌ها را انجام نداده‌ایم که مطمئن باشیم در شرایط ویژه می‌توانیم وضعیت را به‌خوبی مدیریت کنیم.
چند پیشنهاد در طراحی چک لیست
استانداردها و چارچوبهای طراحی چک لیست از سازمانی به سازمان دیگر، از تیمی به تیم دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر، متفاوت است.
اما نکات زیر می‌توانند کمک مناسبی برای طراحی بهتر چک لیستها باشند:
- مطمئن شوید که عبارتها و جمله‌های چک لیست، شفاف و واضح هستند و احتمال سوء برداشت در آن‌ها پایین یا صفر است.
- چک لیست باید به شکلی تنظیم شود که مطمئن شوید استفاده‌کننده از آن، نیازی به مراجعه به حافظه‌ی خود ندارد و حتی در لحظاتی که تمرکز ذهنی پایینی دارد، با رعایت نکات چک لیست می‌تواند کارش را با حداقل خطا انجام دهد.
- اگر ترتیب فعالیتها (تقدم و تأخر آن‌ها) مهم است، حتماً باید در تنظیم چک لیست، این تقدم و تأخر رعایت شود.
- چک لیست را در شرایط واقعی تنظیم و کنترل کنید. اگر قرار است یک چک لیست، بارها و بارها استفاده شود، منطقی است آن را در شرایط واقعی تنظیم کنید. بهترین شیوه‌ی تنظیم یک چک لیست برای درست کردن غذا، مصاحبه با آشپز نیست؛ بلکه ایستادن کنار او و فهرست کردن فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهد. البته بعداً می‌توانید از او بخواهید چک لیست را ببیند و در صورت نیاز، ویرایش کن
دیدگاه خود را به اشتراک بگذارید